Likwidacja biura krok po kroku: meble, komputery, dokumenty i zdanie lokalu

Likwidację biura zaczyna się od papierów, a kończy na meblach. Najpierw ustalasz, które dokumenty firma musi dalej przechowywać i gdzie, potem bezpiecznie niszczysz te z danymi osobowymi i usuwasz dane z dysków, a dopiero wtedy wynosisz meble i elektronikę. Na końcu oddajesz lokal z protokołem. Odwrotna kolejność kończy się szafą z aktami osobowymi wywiezioną razem z biurkami.

Umowa najmu biura wyznacza termin, od którego liczysz cały plan

Zacznij od umowy najmu lokalu. Sprawdź okres wypowiedzenia, dzień, w którym masz oddać klucze, i to, w jakim stanie lokal ma wrócić do wynajmującego. Niektóre umowy wymagają przywrócenia stanu pierwotnego, czyli demontażu ścianek działowych, wykładzin albo okablowania, które firma dołożyła przez lata. To często więcej pracy niż samo wyniesienie mebli.

Mając datę zwrotu lokalu, cofnij się w kalendarzu. Ostatnie dni zostaw na sprzątanie i protokół, kilka dni wcześniej zaplanuj wywóz mebli i sprzętu, a na samym początku uporządkuj dokumenty i dane. Papiery i komputery wymagają decyzji, które zajmują czas, bo trzeba pytać księgową, kadrową albo informatyka. Meble wyniesie ekipa w jeden dzień.

Jeśli firma nie znika, tylko przenosi się do mniejszego lokalu albo przechodzi na pracę zdalną, część wyposażenia pojedzie dalej. Wtedy likwidacja biura łączy się z przeprowadzką i od razu dobrze jest podzielić rzeczy na trzy grupy: jedzie do nowego miejsca, do domów pracowników, na wywóz.

Dokumentacja firmowa, której nie wolno wyrzucić razem z szafą

Zamknięcie działalności nie kończy obowiązku przechowywania dokumentów. Księgi podatkowe i dowody, na podstawie których je prowadzono, przechowuje się do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, co do zasady przez pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku. Bieg przedawnienia może się wydłużyć, więc konkretne daty ustal z księgową, a nie z kalendarza w telefonie.

Osobna sprawa to dokumentacja pracownicza. Dla osób zatrudnionych po 31 grudnia 2018 roku okres jej przechowywania wynosi co do zasady dziesięć lat od końca roku, w którym ustał stosunek pracy. Przy starszych umowach może to być nawet pięćdziesiąt lat, zależnie od daty zatrudnienia i tego, czy pracodawca złożył do ZUS raporty informacyjne. Gdy pracodawcę postawiono w stan likwidacji albo ogłoszono jego upadłość, likwidator lub syndyk wskazuje podmiot zajmujący się przechowywaniem dokumentacji i zapewnia środki na resztę okresu przechowywania.

W praktyce oznacza to, że segregatory z księgowością i teczki pracowników trzeba wyjąć z szaf przed przyjazdem ekipy i przekazać tam, gdzie mają leżeć przez kolejne lata. Może to być archiwum firmy przechowującej dokumenty, dom właściciela albo biuro rachunkowe, jeśli się na to zgodzi. Ważne, żeby ktoś wiedział, gdzie są, gdy przyjdzie kontrola albo były pracownik poprosi o świadectwo pracy.

Papiery z danymi osobowymi: niszczarka czy firma niszcząca

Dokumenty, których okres przechowywania minął, a które zawierają dane osobowe klientów, kontrahentów czy pracowników, trzeba zniszczyć tak, żeby nikt ich nie odczytał. RODO nie wskazuje konkretnej niszczarki ani metody. Wymaga, żeby dane były chronione przed nieuprawnionym dostępem przez cały czas przetwarzania, a zniszczenie dokumentu też jest przetwarzaniem. Odpowiedzialność spoczywa na firmie, która tymi danymi administrowała.

Kilka segregatorów zmieli niszczarka biurowa, która tnie papier na drobne ścinki, a nie na długie paski. Przy całym archiwum rozsądniej zlecić to wyspecjalizowanej firmie niszczącej dokumenty, która odbiera je w zamykanych pojemnikach i wydaje protokół albo certyfikat zniszczenia. Taki papier przyda się, gdyby ktoś kiedyś zapytał, co stało się z aktami.

My niszczeniem dokumentów się nie zajmujemy i nie wydajemy certyfikatów zniszczenia. Nie wrzucaj też segregatorów z danymi do kartonów na makulaturę ani do szaf, które mają jechać na wywóz. Gdy w trakcie wynoszenia natrafimy na papiery, odkładamy je na bok i pytamy zlecającego, co z nimi zrobić, ale lepiej, żeby takich niespodzianek w ogóle nie było.

Komputery, telefony i drukarki: dane zostają, choć pliki znikają

Usunięcie plików do kosza i nawet szybkie formatowanie dysku nie kasuje danych w sposób trwały. Da się je odzyskać ogólnie dostępnymi programami. Zanim komputery, laptopy, telefony służbowe i dyski zewnętrzne opuszczą biuro, dane trzeba skutecznie usunąć przez nadpisanie odpowiednim oprogramowaniem albo zniszczyć nośnik fizycznie. Dotyczy to też drukarek wielofunkcyjnych i kserokopiarek, które często mają własną pamięć ze skanami.

Tę część zleć informatykowi albo firmie, która zajmuje się bezpiecznym usuwaniem danych i niszczeniem nośników, z protokołem. Nie kasujemy danych z dysków i nie robimy tego w ramach wywozu. Sprzęt odbieramy dopiero wtedy, gdy zlecający potwierdzi, że dane zostały usunięte albo dyski wymontowano.

Zwróć uwagę na sprzęt, który nie jest własnością firmy. Komputery w leasingu, drukarki w dzierżawie i telefony od operatora wracają do właściciela na jego zasadach, ale dane na nich nadal są Twoje. Najpierw usuń dane, potem oddaj urządzenie zgodnie z umową, a resztę elektroniki przekaż do utylizacji jako zużyty sprzęt elektryczny i elektroniczny.

• Spisz wszystkie urządzenia z pamięcią: komputery, laptopy, serwery, telefony, tablety.
• Nie zapomnij o drukarkach wielofunkcyjnych, kserokopiarkach i rejestratorach monitoringu.
• Sprawdź, co jest własnością firmy, a co wraca do leasingodawcy lub operatora.
• Zleć trwałe usunięcie danych albo zniszczenie nośników z protokołem.
• Dopiero potem oddaj sprzęt do odbioru jako elektroodpad.

Meble biurowe: co sprzedać, co rozdać, a co wywieźć

Krzesła obrotowe w dobrym stanie, proste biurka, szafy metalowe i kontenery na kółkach znajdują kupców wśród małych firm i osób, które urządzają domowe biuro. Wystaw je z wyprzedzeniem, bo kupujący przy meblach biurowych zwykle przyjeżdżają po kilka sztuk i potrzebują czasu na zorganizowanie transportu. Pracownicy też chętnie wezmą krzesło albo lampę do domu.

Biurka narożne na wymiar, stoły konferencyjne przykręcone do podłogi, recepcje z płyty i ścianki działowe z systemów biurowych rzadko mają drugie życie. Trzeba je rozkręcić, wynieść i oddać do odpowiednich punktów. Tu przydaje się wywóz mebli połączony z demontażem na miejscu, a przy większej ilości także utylizacja mebli, czyli przekazanie ich tam, gdzie zostaną rozdzielone na materiały.

Lodówka z kuchni biurowej, mikrofalówka, ekspres do kawy, czajniki, monitory i drukarki to elektroodpady. Nie wolno ich wyrzucać do zwykłych pojemników ani wystawiać przy śmietniku. Odbiór RTV i AGD robimy razem z wywozem mebli, więc wszystko wyjeżdża w jednym terminie, o ile urządzenia są już bez danych.

Dzień wyprowadzki z biura: ekipa, winda i godziny pracy budynku

Biurowce mają swoje zasady. Zarządca często wyznacza godziny, w których wolno korzystać z windy towarowej i rampy, wymaga zgłoszenia ekipy z wyprzedzeniem, a czasem zabezpieczenia podłóg w holu. Zapytaj o to administrację budynku, zanim ustalisz dzień wywozu. Ekipa, która przyjeżdża na ósmą i czeka do jedenastej na kartę dostępu do windy, to zmarnowane pół dnia.

Przeprowadzki firm i likwidacje biur robimy w Katowicach, Sosnowcu, Chorzowie, Zabrzu, Bytomiu, Mysłowicach i pozostałych miastach Śląska i Zagłębia. Możemy przyjechać późnym popołudniem albo w sobotę do 15:00, gdy biuro jeszcze pracuje w tygodniu. Rozkręcamy meble, znosimy je, część zawozimy pod nowy adres, a resztę wywozimy. Wystawiamy fakturę z opisem zlecenia, którą księgowa przypisze do kosztów zamknięcia biura.

Zadzwoń pod 573 583 195 i opowiedz, ile jest stanowisk pracy, na którym piętrze jest biuro, czy jest winda towarowa i co z wyposażenia ma jechać dalej. Na tej podstawie ustalimy skład ekipy, liczbę kursów i termin, który zmieści się przed datą zwrotu lokalu.

Zdanie lokalu i papiery, które zamykają temat

Po wyniesieniu wszystkiego umów się z wynajmującym na odbiór lokalu i spiszcie protokół. Wpisz w nim stany liczników, liczbę oddanych kluczy, pilotów i kart dostępu, stan ścian, podłóg i okien oraz to, co zostało w lokalu za zgodą właściciela, na przykład rolety albo klimatyzacja. Zrób zdjęcia każdego pomieszczenia z datą. Od tego protokołu często zależy zwrot kaucji.

Zostają sprawy, o których łatwo zapomnieć. Jeśli adres biura był adresem siedziby albo miejscem wykonywania działalności, zaktualizuj go w CEIDG lub w KRS. Wypowiedz umowy na internet, ochronę, sprzątanie i dostawy wody do dystrybutora. Przekieruj korespondencję albo poinformuj kontrahentów o nowym adresie. Szyld i tabliczkę z nazwą firmy też trzeba zdjąć, zanim zrobi to wynajmujący.

Wszystkie dokumenty z likwidacji biura, czyli protokół zwrotu lokalu, protokoły zniszczenia dokumentów i nośników, potwierdzenia przekazania elektroodpadów i faktury za wywóz, odłóż do jednej teczki. Przechowuj ją razem z dokumentacją firmy, bo przy kontroli albo sporze z wynajmującym to one pokazują, że wszystko zostało zrobione po kolei.